Roʻyxatga olish doirasida har bir shaxs va mamlakatning har bir uy xoʻjaligi toʻgʻrisida maʼlumot toʻplanadi. Aholini roʻyxatga olish shaxslarning shaxsiy hayotlari bilan qiziqmaydi. Aholini roʻyxatga olishning maqsadi jamiyat va aholi guruhlari haqida statistik maʼlumotlarni ishlab chiqishdan iborat. Shu asosda jamoatchilik shaxsga doir maʼlumotlarning maxfiyligi saqlanishiga ishonch hosil qilishi kerak.
Ismlar, manzillar va Shaxsiy Identifikatsiya Raqamlari (PIN – Personal Identification Number) shaxsiy identifikatorlarni roʻyxatga olish natijalarining paydo boʻlishiga yoʻl qoʻymaslik va boshqa maʼlumotlardan imkon qadar tezroq chiqib ketish uchun aholini roʻyxatga olish jarayonida oshkor qilinmaslik kerak.
Maxfiylik talabi roʻyxatga olish jarayonida toʻldirilgan roʻyxatga olish varaqalarini himoya qilish va ularni qayta ishlash va yakuniy materiallar va nashrlarda mavjud boʻlgan maʼlumotlarni himoya qilish bilan yakunlangan aholini roʻyxatga olishning barcha bosqichlarini qamrab oladi.
Jamoatchilik tomonidan taqdim etilgan maʼlumotlarni qayta ishlash jarayonida roʻyxatga olish organlari xodimlari va ular tomonidan roʻyxatga olish ishlari oʻtkazishda ishtirok etish maqsadida yollangan barcha shaxslar tomonidan toʻliq maxfiylik tamoyillariga rioya qilishlari kafolatlanishi kerak. Koʻpgina mamlakatlarda bunday axborotni himoya qilishni taʼminlaydigan ichki qonunlar, xususan, roʻyxatga olish qonunchiligi yoki maʼlumotlarni himoya qilish va axborot erkinligi bilan bogʻliq umumiy Qonunchilik shaklida boʻladi.
Roʻyxatga olish savolnoma varaqalarida eʼlon qilingan maʼlumotlar bilan ishlashda quyidagi qoʻshimcha tamoyillarga rioya qilish kerak:
- a) shaxsiy doir roʻyxatga olish maʼlumotlariga kirish faqat roʻyxatga olish organlariga boʻysunadigan yoki ularning nomidan ishlaydigan shaxslarga berilishi kerak;
- b) toʻldirilgan soʻrovnomalar jamoatchilikning boshqa aʼzolari tomonidan ularga kirishni istisno qiladigan tarzda toʻplanishi yoki qaytarilishi kerak. Bundan tashqari, uy xoʻjaliklari aʼzolari, agar xohlasalar, shaxs doir maʼlumotlarni alohida roʻyxatga olish varaqasida uy xoʻjaligining boshqa aʼzolari yoki tashkilotning boshqa aʼzolari yoki roʻyxatga oluvchi uchun yashirin tarzda taqdim etishlari kerak;
- v) roʻyxatga olish organlariga xizmat koʻrsatadigan barcha tashkilotlar va tashqi agentlar qatʼiy koʻrsatmalar olishlari va maxfiylikka rioya qilish boʻyicha huquqiy majburiyatlarni olishlari kerak. Ular har qanday qonunbuzarlik holatlarida taʼqib qilinishi haqida ogohlantirilishi kerak;
- g) agar kerak boʻlsa, shaxsga doir maʼlumotni oʻz ichiga olgan roʻyxatga olish hujjatlarini roʻyxatga olish organlari, roʻyxatga oluvchi xodimlari va vakolatli boshqa xodimlarda boʻlgan vaqtda mustaqil ravishda, jismoniy yaxlitligi, tekshirilishi kerak;
- d) aholini roʻyxatga olish maʼlumotlarini qayta ishlash uchun ishlatiladigan kompyuterida axborotga ruxsatsiz kirishning oldini oluvchi ishonchli himoya tizimi bilan taʼminlangan boʻlishi kerak;
- ye) aholini roʻyxatga olish materiallariga asoslangan statistika nashr etilganda, shaxslar va uy xoʻjaliklarining identifikatsiyalashga oid maʼlumotlarni oshkor etmaslik uchun barcha mumkin boʻlgan choralarni koʻrish kerak. Kichik hududlar boʻyicha statistik materiallarga nisbatan maxsus ehtiyot choralarini koʻrish kerak;
Identifikatsiyani oldini olish uchun statistik nazorat statistik maʼlumotlarni muayyan shaxslar yoki subyektlar bilan bogʻliq boʻlgan nozik maʼlumotlarni oshkor qilmasdan nashr etilishda himoya qilishga moʻljallangan. Bundan tashqari, maxfiylik kafolatlarini taʼminlash uchun qoʻllanilishi kerak. Har qanday statistik nazorat metodologiyasining asosiy maqsadi axborotni minimal yoʻqotish va maksimal maʼlumot foydasini taʼminlashdir.
Jadval maʼlumotlariga asoslangan identifikatsiyani oldini olish boʻyicha chora-tadbirlar quyidagi tartiblarning bir qismini yoki barchasini oʻz ichiga olishi mumkin:
- a) jadvallarni tayyorlashdan oldin tanlanma yozuvlarni shakllantirish orqali yagona yozuvlar maʼlumotlarini qayta tuzish, oldindan belgilangan oʻzgaruvchilar toʻplamiga asoslangan maʼlumotlardagi tasodiflarni topish va mos yozuvlar orasidagi barcha yoki boshqa oʻzgaruvchilarni qayta joylashtirish;
- b) chiqishi mumkin boʻlgan toifalar sonini cheklash, masalan, faqat yosh qiymatlari emas, balki, ayniqsa, katta yoshdagilar uchun (bu global transkodlash deb ataladi) jami yosh guruhlaridan foydalanish;
- v) shaxslar yoki uy xoʻjaliklari soni ayrim hududlar doirasida belgilangan chegara darajasigacha yetmasa, yakuniy maʼlumotlarni olib tashlanib (mahalliy bosim deb ataladi), ularni qoʻshni, juda katta hudud koʻrsatkichlari bilan umumlashtiradi, asosiy aholi soni koʻrsatkichlari bundan mustasno;
- d) Raqamlarni yuqoriga yoki pastga oldindan belgilangan yaxlitlash bazasining eng yaqin toʻplamiga (anʼanaviy yaxlitlash) yaxlitlash orqali tayyorlangan jadvallardagi maʼlumotlar “toʻgʻrilanadi”.
Roʻyxatga olishning mikro maʼlumotlarini (masalan, soʻrovlar asosida shakllanadigan fayllar yoki keng ommaga eʼlon qilish uchun moʻljallangan fayllar) nashr etilgan taqdirda, ism, manzil va individual respondentlarning identifikatsiyasini taʼminlaydigan har qanday noyob xususiyatlarga tegishli maʼlumotlar bazasidan olingan barcha maʼlumotlar ulardan olib tashlanganligini taʼminlash muhimdir. Bundan tashqari, oshkor qilish xavfini kamaytirish uchun global transkodlash va mahalliy mikroodlashtirish usullari ham qoʻllanilishi mumkin. Himoya qilish uchun maxfiy axborot, shuningdek, mikro maʼlumotlardan foydalanishda aralashish yoki sintetik usullari foydalanish mumkin.
Koʻpgina milliy statistika institutlari vaqti-vaqti bilan genealogiya, ijtimoiy tarixchilar va alohida fuqarolardan genealogik tadqiqotlar uchun roʻyxatga olish maʼlumotlariga nisbatan maʼlumotlarning yopiq boʻlishi kerak boʻlgan davrni ochiqdan-ochiq kirish yoki qisqartirish boʻyicha soʻrovlarni oladi.
Koʻp mamlakatlarda aholini roʻyxatga olish maʼlumotlari yopiq boʻlgan davr davomiyligi qonun bilan belgilanadi, lekin turli mamlakatda turlicha boʻlishi mumkin. Boshqa mamlakatlarda maxfiy maʼlumotlarni shaxslarni identifikatsiya qilish xavfi minimallashtirilgunga qadar yopiq deb saqlashni nazarda tutuvchi maʼlumotlarni muhofaza qilish va/yoki axborot erkinligi toʻgʻrisidagi qonun hujjatlari doirasida umumiy qoidalar mavjud boʻlishi mumkin. Biroq, ayrim mamlakatlar maʼlumotlarni qayta ishlash tugallangandan soʻng roʻyxatga olish varaqlarini yoʻq qilish toʻgʻrisida qaror qabul qilishlari mumkin.
Koʻpgina mamlakatlar jismoniy shaxslar va oilalar haqida maʼlumotni qayta ishlash va statistik natijalarni tayyorlash yoki roʻyxatga olish tugagunga qadar qayta ishlash uchun zarur boʻlgan maʼlumotlarni saqlaydi. Shu bilan birga, roʻyxatga olishning umumiy afzalliklarini baholashda individual roʻyxatga olish maʼlumotlarining ilmiy, ijtimoiy-tarixiy va genealogik qiymati juda katta. Mamlakatlar ushbu maʼlumotni tadqiqotlar uchun saqlab qolish niyatida, bunday maʼlumotlarning xavfsizligi va maxfiyligini jamoatchilikka ochilgunga qadar himoya qilish uchun mustahkam huquqiy asos va jismoniy infratuzilmaning mavjudligini taʼminlashi kerak.
Roʻyxatga olish maʼlumotlarini oshkor etmaslik muddati maʼlumotlarning maxfiyligini, ayniqsa nozik axborotni, hali yashayotgan odamlarni himoya qilishni taʼminlash yoki har qanday holatda bunday maxfiylikni buzish xavfini kamaytirish uchun yetarli darajada uzoq boʻlishi kerak. Mamlakatlar maʼlumotlarni yopish davrini ushbu xavf juda muhim boʻlgan nuqtaga kamaytirish orqali nasl-nasab yoki oila tarixi bilan shugʻullanadiganlarning har qanday urinishlariga qarshi turish kerak. Shunga asoslanib, yuz yillik davrdan foydalanish tavsiya etilsada, mamlakatning milliy xususiyatlariga qarab, umr koʻrish davomiyligining doimiy oʻsishini inobatga olib, bu muddatni oshirish imkoniyatini oʻrganish mumkin.
Milliy hukumatlar tarixiy roʻyxatga olish maʼlumotlarining ijtimoiy va tijoriy ahamiyatini bir vaqtning oʻzida, yigʻiladigan maʼlumotlarning maxfiyligini kafolatlay olmasa milliy statistika institutlarining keng jamoatchilik oʻrtasida maʼlumot toʻplash vakolatiga jiddiy putur yetishi mumkinligini ham tan olishlari kerak. Roʻyxatga olish jarayonida maʼlumotlarning xavfsizligi va maxfiyligiga boʻlgan ishonch asosiy talab sifatida qaralishi kerak.
Oʻzbekiston Respublikasida shaxsga doir maʼlumotlarning maxfiyligi taʼminlash 2020-yilning 16-mart kunida qabul qilingan “Aholini roʻyxatga olish toʻgʻrisida”gi OʻRQ-611-sonli Oʻzbekiston Respublikasining Qonunida qatʼiy prinsip sifatida belgilab berilgan. Unga muvofiq, aholini roʻyxatga olishning maʼlumotlari maxfiy boʻlib, respondentning roziligisiz oshkor etilmaydi va tarqatilmaydi.